Eng
Заказать семинар на предприятие
 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ»


Н. Клёнова,
Высшая школа
документоведения РГГУ

 

  • ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
  • РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
  • РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
  • ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
  • РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
  • КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
  • ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
  • ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ
 
 

Документационное обеспечение деятельности организации возложено на структурное подразделение — секретариат, подчиненный непосредственно генеральному директору. Задачи и функции отдела изложены в Положении о подразделении «Секретариат» в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ», утвержденном 10.2010.

В соответствии с Положением на секретариат возложено:
  • информационное обеспечение деятельности предприятия, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации в соответствии с установленными правилами делопроизводства, архивного дела и защиты конфиденциальной информации на предприятии;
  • организационно-техническое обеспечение деятельности руководства предприятия;
  • эффективное и культурное обслуживание посетителей предприятия;
  • материально-техническое обеспечение и хозяйственное обслуживание предприятия.
и др.

Для решения этих задач секретариат реализует следующие функции:
  1. Ведение делопроизводства и архивного дела во всех подразделениях организации с соблюдением установленных правил.
  2. Печатание, обработку и доведение до ответственных лиц приказов, распоряжений и указаний руководства организации.
  3. Прием и передачу информации по техническим средствам, выполнение машинописных и копировальных работ.
  4. Обеспечение правильности оформления исходящих документов организации, своевременное и качественное их редактирование.
  5. Контроль за своевременным исполнением сотрудниками организации приказов, распоряжений, указаний руководителей предприятия и документов, переданных им на исполнение.
  6. Справочно-информационное обеспечение деятельности руководства организации.
  7. Определение информации, содержащей коммерческую тайну, и ее защита.
  8. Обеспечение установленного режима доступа к документации.
  9. Организационное, информационное и хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий, проводимых руководителем организации.
  10. Организация приема посетителей руководителем организации и оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.
  11. Эффективное и культурное обслуживание посетителей организации, создание для них комфортных условий.
  12. Разработку нормативных и методических документов (соответствующих разделов в документах) предприятия по вопросам своей компетенции.
  13. Проведение работы по повышению квалификации сотрудников.
  14. Обеспечение предприятия оборудованием, мебелью, инвентарем, канцелярскими принадлежностями, бытовыми, хозяйственными и бакалейными товарами и контроль их рационального использования.
  15. Обеспечение надлежащего состояния и хозяйственного обслуживания помещений, в которых расположены подразделения организации, а также контроля за исправностью мебели и оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

Перечисление функций секретариата показывает, что на него возложено не только делопроизводственное обслуживание, но и ведение хозяйственных работ, что, безусловно, отрицательно сказывается на выполнении его основной задачи по информационно-документационному обеспечению деятельности организации.

В состав секретариата входят:
  • секретарь руководителя, он же руководитель подразделения — секретариата;
  • секретарь-администратор;
  • два секретаря-делопроизводителя.

На каждого работника секретариата имеются должностные инструкции, но обязанности распределены недостаточно четко, инструкции нуждаются в доработке.

Делопроизводство в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ» ведется на основе инструкции по делопроизводству ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ», которая была разработана только в октябре 2010 года.

При разработке инструкции по делопроизводству учтены положения законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела. Проект инструкции по делопроизводству разрабатывался руководителем секретариата и утвержден генеральным директором организации.

Утвержденная инструкция по делопроизводству была введена в действие приказом генерального директора организации и с помощью секретариата стала достоянием всех сотрудников организации. Оригинал документа хранится в делах секретариата. Электронная копия инструкции размещена на информационной странице организации.

Организационным документом является также номенклатура дел ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ». Проект номенклатуры впервые был создан, как и инструкция о делопроизводстве, в октябре 2010 года.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Доставка документов в организацию осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и различными видами электросвязи (телеграф, факсимильная связь, телефон, электронная почта). С помощью почтовой связи в организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов.

Прием документов осуществляется работниками секретариата.

В первую очередь это заявки от покупателей радиоэлектронных компонентов, которые ЗАО поставляет в различные регионы нашей страны, а также в страны СНГ. Во-вторых, это письма от покупателей радиоэлектронных изделий, поставщиков на склады этих изделий и сторонних организаций, с которыми акционерное общество взаимодействует в том или ином направлении.

В 2007 году количество входящей корреспонденции составило 16889, в 2008 году — 18533, в 2009 году — 20934, в 2010 году — 22070.

Самыми многочисленными документами, поступающими в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ», являются заявки.

Общее количество заявок складывается из заявок, поступивших на продукцию отечественных производителей и стран СНГ, и заявок, поступивших на продукцию иностранного производства1. Этот вид корреспонденции в организацию поступает в основном по факсимильной связи. Поток заявок на продукцию иностранного производства можно поделить по способу получения пополам: 50% заявок поступает по факсу, а 50% — по электронной почте.

На диаграмме виден рост количества заявок на продукцию иностранного производства в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ».

В табличном виде это выглядит так:
2007200820092010
Количество заявок на продукцию отечественного производства за год9028851993108637
Количество заявок на продукцию иностранного производства за год4365585773018240
_______________________________
1 Данные из программы 1С регистрации заявок, собственности ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ»

Следующий вид входящей корреспонденции — письма.
2007200820092010
Общее количество писем за год3496415743235193

Данная корреспонденция приходит разнообразными путями: почтовой, фельдъегерской и различными видами электросвязи (телеграф, факсимильная связь, телефон, электронная почта). Процентное соотношение видов доставки показано на следующей диаграмме.

На этой диаграмме мы видим, что в основном доставка корреспонденции в организацию происходит по факсимильной связи.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками секретариата. Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (РКФ). На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп. Он содержит дату и регистрационный номер.

Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в секретариате.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством организации. Документы, поступившие в организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются секретариатом непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретариатом организации в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи секретариат осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя секретариата.

Исходящая корреспонденция в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ» делится на две категории. Это, во-первых, заявки заводу-поставщику радиоэлектронных компонентов, доставкой которых конечному потребителю занимается ЗАО, и, во-вторых, письма и письма-ответы различным организациям (поставщикам, потребителям и сторонним организациям, с которыми ЗАО сотрудничает).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов. Приняты и утверждены согласно ГОСТу Р 6.30-2003 образцы бланков писем организации, которые созданы на компьютере и находятся в общем доступе на внутреннем сайте организации. За правильность оформления документов отвечает структурное подразделение секретариат.

Из следующей таблицы виден количественный состав исходящей корреспонденции, отправляемой различными видами связи организацией2.
2007200820092010
Количество заявок поставщикам за год3350266435323647
Количество исходящих писем за год3335554647425220
Общее количество исходящей корреспонденции6685821082748867
_______________________________
2 Данные из программы 1С регистрации исходящей корреспонденции, собственности ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ»

Письма могут передаваться в виде электронного письма или факсом. При этом на оригинале должны быть сделаны отметки об исполнителе письма и принявшем документ.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью организации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Согласно инструкции служебные письма печатаются на бланках установленной формы; служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования организаций — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».

В деятельности организации создается комплекс внутренних организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы заседаний, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства организации с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности организации создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках этих видов документов. Протоколы печатаются на общем бланке организации формата А4 и имеют реквизиты, рекомендуемые ГОСТ Р 6.30-2003.

Распространенный вид внутреннего документа, создаваемого в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ», — записка (аналитическая, докладная, объяснительная). Записка относится к информационносправочным документам организации. Записка составляется на простом листе бумаги по типу бланка письма.

При оформлении внутренней записки ставится подпись составителя. Внешняя записка оформляется на бланке письма и подписывается руководителем.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в секретариат, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

Копии подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в базе данных 1С в соответствующих журналах. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в секретариате, осуществляющем их прием и передачу.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных входящих документов устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: дата и регистрационный номер поступления; регистрационный номер и дата документа; наименование организации (автора или корреспондента), отправившей документ; заголовок к тексту (краткое содержание документа); наименование вида документа; вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.); резолюция (исполнитель, содержание поруче- ния, автор, дата); отметка о направлении его в дело; срок исполнения документа; фактический срок исполнения документа.

Регистр №

Регистр

Импорт

Наименование

организации

Наименование вида

документа

Исполнитель

Срок

исполнения

Дата

Краткое содержание

Вид

передачи

Отметка

о направлении

в дело

Фактический

срок

исполнения

1817

П-17/45

Аксион-Холдинг

Письмо

Зам. коммерче-

ского директора

21.04.2011

Гарантийное письмо

Факс

Глав. бухгалтер

1818

784/16

Да

НПО автоматики им.

Семихатова

Письмо

Зам. директора

по качеству

21.04.2011

р/а № 784/16

Почта

 

1819

П-519-16

ФГУП «НПП «Пульсар»

Письмо

Менеджер

22.05.2011

22.04.2011

Договор-спецификация

№ 256

Курьер

Дело № 4, том 8

23.04.2011


Регистрация документов-ответов осуществляется в журнале исходящей корреспонденции в программе 1С. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных исходящих документов устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: дата и регистрационный номер отправления; наименование организации (автора или корреспондента), куда письмо направляется; наименование вида документа; вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.); исполнитель (автор документа).

Регистр №

Наименование организации

Наименование вида

документа

Исполнитель

Дата

Примечание

Вид передачи

147

Пульсар ГЗ

ОТК

Менеджер (фамилия)

11.02.11

Факс

148

4158 ВП МО РФ

Письмо

Зам. директора

по качеству

11.02.11

Курьер

149

НИИАО

Письмо

Работник секретариата

(фамилия)

11.02.11

Оформл. спецификация

Почта


Приказы руководителя организации по основной деятельности регистрируются в секретариате, им присваиваются порядковые номера в пределах года. Учет приказов ведется в журнале регистрации приказов.

Приказы руководителя по личному составу регистрируются в кадровой службе. Им присваиваются порядковые номера в пределах года. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в секретариате, подлинники приказов по личному составу — в кадровой службе.

Регистрация протоколов коллегиальных и совещательных органов ведется секретарем коллегиального или совещательного органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.

Подписанные сторонами договоры регистрируются в секретариате в базе данных «1С: Контрагенты». Номер может присваиваться как в одной организации, так и в обоих, в этом случае номер разделяется косой чертой.

Контроль за сроками исполнения документа в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ» ведет секретарь руководителя. В организации существует только текущий сроковый контроль.

Контроль ведется в программе 1С, в регистрационной таблице входящих документов, где учитываются сроки исполнения и фактические сроки исполнения документов.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в организации установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения. Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по делопроизводству. В инструкции находят отражение следующие вопросы:
  • кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
  • какие документы ставятся на контроль;
  • сроки исполнения документов;
  • фактические сроки исполнения документов;
  • ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
  • информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
  • внутренних — с даты подписания (утверждения) документа;
  • поступивших из других организаций — с даты их поступления;
  • обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» — с даты регистрации обращения.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В течение всего срока исполнения руководитель Секретариата регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения руководитель секретариата напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. В ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ» напоминание может быть сделано по телефону или устно.

После исполнения документы снимаются с контроля. В базе 1С регистрации входящей корреспонденции проставляется отметка о фактической дате исполнения документа и направлении в дело, включающая:
  • дело, в котором будет храниться документ;
  • дату;
  • исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Обязательными документами, подлежащими контролю исполнения, являются заявки и договоры с приложениями к ним.

Контроль исполнения заявок в коммерческом отделе (заявки на продукцию отечественных производителей и производителей стран СНГ) лежит на заместителе коммерческого директора, а контроль исполнения заявок в отделе продаж (заявки на продукцию иностранного производства) — на заместителе коммерческого директора по развитию сбыта.

Контроль исполнения оформления договоров и документов, их касающихся (протоколов разногласий, спецификаций и т.п.), находится в ведении подразделения секретариат. Для этого создан лист согласования документа и ведется журнал, где записываются:
  • дата направления документа на согласование;
  • наименование организации, с которой оформляется документ;
  • входящий номер и дата документа;
  • название и номер самого документа;
  • сотрудник организации, ответственный за оформление документа на данном этапе;
  • дата передачи документа в секретариат для дальнейшего завершающего оформления.

Перечень контролируемых документов определен в ходе деятельности организации. Информация о результатах контроля исполнения поступает тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, ведется в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ» в автоматизированном режиме. В связи с этим значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную таблицу программы 1С.

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив.

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения документов указаны в номенклатуре дел организации на текущий год. Выписки из номенклатуры дел года выданы и хранятся в каждом подразделении.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров, служба качества и т.п.).

Номенклатура дел составлена на общем бланке. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

Однако номенклатура дел ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ» оформлена несколько отлично от типовой формы. Это связано с работой подразделения служба качества, которым руководит человек, ранее имевший отношение к конфиденциальному делопроизводству. Поэтому в номенклатуру дел организации вписаны дополнительные графы.

 


Закрытое акционерное общество «РАДИАНТ-ЭЛКОМ»
(ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ»)

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ № ______
Москва
На 2011 год
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
__________ А.Л. Кузнецов

Индекс

дела,

книги,

журнала

Индекс дела,

книги, журнала

по номенклатуре

предыдущего

года

Заголовок

дела

Начато

Окончено

Кол-во

ед. хр.

Срок

хранения и

№ статей

по перечню

Примечание

(отметка об

уничтожении,

сдаче в архив

или переносе

в номенклатуру

следующего года)

1

2

3

4

5

6

7

8

Дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Контроль за формированием дел осуществляет секретариат.

Функцией оперативного хранения документов является и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов периодически производится экспертиза ценности документов. После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются измельчению на специальной оргтехнике (шредере).

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех дел долговременного и постоянного хранения в ведомственный архив.

 

 

ЕЖЕКВАРТАЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» №4 2011 | www.TOP-PERSONAL.ru
 

Вы нашли ошибку?

ГК «Радиант» © 1997-2017 | Электронные компоненты | Карта сайта |    
Видеоканал ГК Радиант на YouTube Rambler's Top100